El software de gestión es un tipo de herramienta clave que permiten agilizar el flujo de trabajo y ejecutar distintas tareas administrativas en paralelo. Se encargan, básicamente, de gestionar las diferentes áreas y departamentos de una empresa.
En este artículo vamos a mostrarte algunos tipos de software de gestión, sus ventajas y las claves para elegir el mejor.
Tipos de software de Gestión
Existen en el mercado una gran cantidad de softwares diseñados para gestionar y administrar el flujo de trabajo.
Entre estos destacan los siguientes:
Software de gestión documental
El programa de gestión documental cuenta con funcionalidades para facilitar la búsqueda de documentos y datos. Los usuarios podrán realizar cambios en los documentos y tendrán la posibilidad de bloquear los archivos para que no se realicen más ediciones o viceversa. También pueden realizarse anotaciones que no alteren el documento original.
Además, un programa de gestión documental tiene funcionalidades para registrar las actividades de un archivo y controlar las versiones realizadas en el caso de que haya que restaurarlo. Los documentos también pueden ser borrados en una fecha determinada si la empresa lo establece, lo cual evita la acumulación de ellos y archivos innecesarios.
Software de control de producción
Un programa de producción cuenta con funcionalidades para la logística, control de inventarios, registro de materiales, control de producción, etc. Este software está dirigido principalmente a empresas dentro de industria alimentaria, química, agrícola, ganadera, vidriera u otras empresas dedicadas a la producción.
Con un software de producción podrás realizar un seguimiento del traslado de mercancías, estar informado de los costos de la mano de obra, controlar el ciclo de producción desde el inicio hasta su distribución final. También nos ofrecen una plataforma intuitiva para planificar y automatizar los procesos relativos a las operaciones que van desde los pedidos a proveedores hasta la entrega final de los productos.
Software de facturación
Un software de gestión de facturas se enfoca en registrar los gastos de la empresa, enviar facturas a clientes, emitir presupuestos y albaranes y muchos más. Además, un programa de gestión de facturas cuenta con funcionalidades CRM y en la mayoría de casos, módulos contables. Los programas de facturación que cuenten con módulos contables podrán elaborar un mejor balance de gastos y pérdidas de la empresa. Existen programas que cuentan con versiones móviles para hacer de la facturación una actividad más inmediata.
SOFTWARE DE Servicios
Este tipo, en particular, se centra en las empresas que ofrecen un servicio. Ofrecen una solución para mejorar las ventas al igual que la satisfacción de los clientes en un mismo proceso.
Software de contabilidad
Este tipo de software te ayudará a gestionar los procesos contables de tu empresa, ya sea una gran, mediana o pequeña empresa. El software de gestión contable está preparado para realizar facturaciones, transacciones, NIF automatizados, generar informes, etc. Existen programas de gestión para empresas que funcionan a nivel local o en la nube. Suelen ser flexibles y se adaptan a las necesidades de cada empresa, también es posible que se puedan integrar herramientas como Excel.
Sector del vidrio
Resumiendo bastante podemos decir que el software de gestión nos permite una optima gestión de los recursos, planifica proyectos, calcula presupuestos, acceso a una base de datos común, mejora la productividad, ahorra tiempo, y muy importante, reduce riesgos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que se necesita una inversión de tiempo y dedicación para sacarle el mayor rendimiento posible. Son, de todas maneras, programas modulares que ofrecen versatilidad y accesibilidad para los usuarios.
Ventajas de usar un software de gestión
Resumiendo bastante podemos decir que el software de gestión nos permite una optima gestión de los recursos, planifica proyectos, calcula presupuestos, acceso a una base de datos común, mejora la productividad, ahorra tiempo, y muy importante, reduce riesgos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que se necesita una inversión de tiempo y dedicación para sacarle el mayor rendimiento posible. Son, de todas maneras, programas modulares que ofrecen versatilidad y accesibilidad para los usuarios.
Control total
Este tipo de software de gestión permite controlar casi todos los procesos que ocurren dentro de una empresa. Esto facilita el seguimiento de cada uno de ellos y permite que los recursos se destinen a las áreas que más los necesitan.
Además del control, ofrecen una ventaja clave en tanto se puede analizar el rendimiento de cada área teniendo en cuenta su productividad y problemas principales.
Reducción de gastos
Una gestión eficiente contribuye a un ahorro significativo en los costes de una empresa. Al tener un mejor control sobre cada proceso, es posible detectar los innecesarios y eliminarlos del presupuesto anual. En consecuencia, te permitirá aumentar la competitividad de tu empresa maximizando el uso de los recursos disponibles.
Los softwares hacen posible la integración de procesos entre los distintos departamentos y la integración con el Internet de las Cosas (IoT). Así, las distintas áreas pueden trabajar coordinadas con mayor facilidad utilizando una cantidad de recursos menor.
Integración externa
Los softwares dedicados a la gestión permiten mantener una comunicación directa con clientes y proveedores. De esta forma, aseguran que se optimice el tiempo y la operativa de cualquier tipo de empresa para beneficiar una integración a gran escala.
Cómo elegir un buen software de gestión
Elegir el software de gestión adecuado no es una tarea sencilla debido a la amplia oferta que existe en el mercado.
A continuación, te vamos a mostrar algunas claves para que puedas elegir el mejor software de gestión para tu empresa.
Considera el presupuesto
En muchas ocasiones, los directivos escogen un software basándose en el coste que tendría implementarlo en los distintos departamentos de una empresa. Es una métrica para considerar, aunque no debería ser la única preocupación.
Para valorar el precio de este tipo de herramientas y analizar si es correcto para un negocio en particular es necesario considerar el retorno de la inversión que se obtendría al automatizar los procesos. El uso de estos programas disminuye, considerablemente, la carga laboral y aumenta la productividad.
Piensa en las necesidades
Para elegir correctamente, se debe pensar en las necesidades tanto actuales como futuras que pueda presentar una organización en general. Algunas empresas cometen el error al considerar las necesidades actuales dejando de lado los avances del futuro.
Las soluciones de gestión deben ser escalables y ajustables a las diferentes etapas que pueda atravesar cualquier tipo de negocio. Así, además, aumentará el retorno de inversión del software elegido.
Define los objetivos
Si buscas el mejor software de gestión debes tener en claro los objetivos a corto, medio y largo plazo de tu empresa, considerando todos los departamentos y los productos o servicios que se ofrece.
También considera que estos objetivos no deben estar limitados por el uso o elección de determinado software. Por eso es importante elegir uno que se adapte a tu empresa y no uno al cual necesitas adaptarte.
Analiza el software elegido
La última, pero no menos importante clave para tener en cuenta, es la reputación del proveedor del servicio de gestión. Debes elegir a un proveedor con gran experiencia en el mercado y que ofrezca servicio técnico en cualquier momento.
Para tomar la decisión puedes revisar reseñas de otros usuarios de las plataformas que te interesa analizar. Además, en muchos casos se ofrecen períodos de prueba sin cargo durante los cuales podrás experimentar a fondo con los programas antes de tomar una decisión final.
Conclusiones sobre un software de gestión
Esperamos que este artículo te sea útil para elegir tu próximo software de gestión. Recuerda siempre considerar el retorno de la inversión y la escalabilidad del software que más te interesa incorporar en tu organización empresarial. En Vidrioservice somos especialistas en el desarrollo de todo tipo de software de gestión para el sector del vidrio y estamos a su entera disposición para ayudarle en lo que necesite.
¡No dude en consultarnos, no se arrepentirá!