In ogni azienda nessuna attività, per quanto minima, è improvvisata; da qui l’importanza del project management, una metodologia di amministrazione che consiste nell’eseguire una serie di processi per raggiungere un obiettivo finale: il progetto.
Il tuo capo potrebbe chiederti di fare qualcosa in un certo lasso di tempo e con risorse limitate; Quando ciò accade, dovresti sapere quali sono le fasi e la metodologia del processo.Ti sei mai chiesto quale sia l’importanza di ciò?
Sei interessato? Continua a leggere.
Che cos'è la gestione del progetto?
In parole povere, il project management non è altro che una serie di metodologie applicate a una situazione con l’unico obiettivo di pianificare e dirigere un determinato progetto.
Semplice come quella!
Ora, un progetto è molto più di “qualcosa che il tuo capo o cliente ha chiesto”; si tratta di una serie di operazioni specifiche realizzate per raggiungere gli obiettivi prefissati dall’inizio alla fine.
Sebbene ogni progetto cerchi di raggiungere obiettivi specifici , anche la gestione del progetto; in questo senso cerca:
- Gestire lo sviluppo del progetto dall’inizio alla fine.
- Controllare i problemi che possono sorgere.
- Facilitare il completamento e l’approvazione del progetto.
Cioè, gli obiettivi che si cerca di raggiungere con il project management sono diversi dagli obiettivi generali dell’azienda ; In questo senso, devi incontrare il tuo team e determinare gli obiettivi specifici che vuoi raggiungere in questo caso specifico.
Per eseguire una buona gestione, è necessario tenere conto di vari fattori, tra cui:
- Possibilità di crescita del progetto.
- Importanza.
- Complessità del compito.
Per sapere se hai raggiunto gli obiettivi fissati a vantaggio dell’organizzazione, devi analizzare:
- Risultati.
- Conseguenze.
- Benefici o obiettivi strategici.
Inoltre, per gestire efficacemente il tuo progetto dipendi da tre punti chiave; così come il tempo, il costo e la portata che insieme formano quello che in gestione chiamano “Triangolo del Project Management”, che agisce come segue:
- Lo scopo cerca di specificare ogni fase dello sviluppo del progetto.
- Il programma in cui è necessario presentare i risultati e raggiungere gli obiettivi desiderati.
- Il costo o il budget ottenuto all’inizio del progetto.
Pensala così!! L’ambito determina quanto lontano puoi spingerti e, se è troppo lontano, investirai più tempo e aumenterai il budget stanziato per il tuo progetto.
Fasi della gestione del progetto
Se vuoi che il tuo progetto abbia successo, devi assicurarti di seguire le seguenti fasi:
Analisi di fattibilità
La premessa è semplice: devi analizzare se il tuo progetto è fattibile per continuare con la gestione. La prima cosa da fare è studiare quale beneficio otterrà l’azienda con questo progetto tenendo conto di tempi, risorse e costi.
Per fare una buona analisi di fattibilità è necessario avere:
- Un software aziendale per tenere traccia del progetto.
- Un’analisi preliminare del campo di applicazione.
- Analizzare i rischi di esecuzione.
- Analizzare i benefici in base al costo previsto, alla fattibilità di consegna nei tempi stabiliti e alla qualità.
Pianificazione
A questo punto dovresti concentrarti sul dettaglio dei compiti e delle risorse necessarie per l’adempimento di ciascuno di essi.Definili chiaramente! Oppure puoi avere risultati negativi che danneggeranno il resto del processo.
È molto importante conoscere i flussi di lavoro poiché queste sono le vene attraverso le quali scorre il sangue del tuo progetto e sarai in grado di conoscerli se disponi di importanti strumenti di analisi del software fin dal primo momento.
Fondamentale è tenere sotto controllo questi flussi di lavoro in modo da poter controllare i tempi di lavoro del tuo team, gestire tutte le loro attività e controllare i tempi di consegna.
Pianifica, visualizza e controlla con strumenti di gestione software flessibili e intuitivi.
Per una maggiore precisione assicurarsi di:
- Analizzare l’ambito.
- Tieni a portata di mano preventivi, costi e risorse.
- Definisci un piano.
Esecuzione
È il momento di agire! A questo punto Devi tirare fuori tutto il tuo arsenale di tecniche e metodi di gestione aziendale, che hai a portata di mano e qualsiasi strumento che ti permetta di automatizzare il report durante la gestione.
Tieni presente che i problemi vengono solitamente presentati qui. In questa fase dobbiamo:
- Definire l’ambiente di lavoro.
- Assegnare ed eseguire compiti.
- Gestire le richieste.
Monitoraggio e controllo
Ci muoviamo verso una delle parti più importanti del progetto, dove si verifica che tutto funzioni come dovrebbe funzionare : il follow-up.
Qui dovresti concentrarti su due cose: raggiungere gli obiettivi e superare le aspettative ; Per fare ciò, devi concentrarti su quattro aspetti chiave:
- Compiti e traguardi.
- QA.
- Gestione degli incidenti.
- Rapporto di monitoraggio.
Chiusura
Questo è anche il luogo per l’analisi dei guasti Cosa dovresti fare? Semplice, dovrai occupartene valutare e verificare che tutto sia finito meglio di quello riportato sulla carta .
Valutare questo è molto semplice, basta fare una lista di controllo e rivedere quanto segue.
- Chiusura formale.
- Esecuzione del backup.
- Analisi dei risultati.
- Aggiornamento.
Perché eseguire la gestione del progetto?
Importanza
L’importanza sta nei benefici che il project management può portare alla tua azienda ; tra i quali possiamo trovare:
- Garantire una gestione efficace del tempo e delle risorse.
- Controllo sul futuro dell’organizzazione.
- Garanzia di successo.
- Ottieni grandi margini di apprendimento.
In questo senso, la gestione del progetto (pur essendo una branca dell’amministrazione) ha un rigore scientifico dove completezza, informazione ed esperienza sono fondamentali per il processo.
Allo stesso modo, è un processo chiave per l’amministrazione e la pianificazione aziendale di qualsiasi azienda.
Cosa aspetti a realizzare il tuo progetto?