En cualquier empresa ninguna actividad, por más mínima que sea, es improvisada; de ahí la importancia de la gestión de proyectos, una metodología propia de la administración que consiste en llevar a cabo una serie de procesos para conseguir un objetivo final: el proyecto.
Puede que tu jefe te pida que hagas algo en un tiempo determinado y con recursos limitados; cuando eso ocurre, tú , debes saber cuáles son las fases y la metodología del proceso ¿Te has preguntado alguna vez cuál es la importancia de eso?
¿Te interesa? Sigue leyendo.
¿Qué es la gestión de proyectos?
En términos simples, la gestión de proyectos no es más que una serie de metodologías aplicadas a una situación con el único objetivo de planificar y dirigir un determinado proyecto.
¡Así de simple!
Ahora bien, un proyecto es mucho más que “algo que pidió vuestro jefe o cliente”; estamos hablando de una serie de operaciones específicas hechas para lograr los objetivos planteados de principio a fin.
Si bien, cada proyecto busca lograr objetivos específicos, la gestión de proyectos también; en tal sentido, busca:
- Gestionar el desarrollo del proyecto de principio a fin.
- Controlar los problemas que puedan surgir.
- Facilitar la culminación y aprobación del proyecto.
Es decir, los objetivos que se buscan lograr con la gestión de proyectos son diferentes a los objetivos generales de la empresa; en tal sentido, debes reunirte con tu equipo y determinar las metas específicas que quieres lograr en este caso puntual.
Para llevar a cabo una buena gestión debes tomar en cuenta diversos factores, entre ellos:
- Posibilidad que el proyecto crezca.
- Importancia.
- Complejidad de las tareas.
Para saber si cumpliste con los objetivos planteados para el beneficio de la organización debes analizar:
- Resultados.
- Consecuencias.
- Beneficios u objetivos estratégicos.
Asimismo, para gestionar tu proyecto de forma efectiva dependes de tres puntos clave; como lo son el tiempo, el coste y el alcance que juntos forman lo que en gerencia llaman “Triángulo de Gestión de Proyectos”, el cual actúa de la siguiente forma:
- El alcance busca especificar cada etapa del desarrollo del proyecto.
- El cronograma en que debes presentar resultados y lograr los objetivos deseados.
- El coste o presupuesto obtenido al inicio del proyecto.
¡Piénsalo así!! El alcance determina hasta dónde puedes llegar y, si es muy lejos invertirás más tiempo y aumentarás el presupuesto destinado para tu proyecto.
Fases de la gestión de proyecto
Si quieres que tu proyecto tenga éxito, debes asegurarte de pasar por las siguientes etapas:
Análisis de viabilidad
La premisa es simple: debes analizar si tu proyecto es viable para continuar con la gestión. Lo primero que debes hacer es estudiar qué beneficio obtendrá la empresa con este proyecto tomando en cuenta el tiempo, los recursos y el costo.
Para que hacer un buen análisis de viabilidad debes contar con:
- Un software empresarial para llevar un seguimiento del proyecto.
- Un análisis previo del alcance.
- Analizar los riesgos de ejecución.
- Analizar los beneficios según el coste previsto, la viabilidad de entregar en los plazos determinados y la calidad.
Planificación
En este punto debes centrarte en detallar las tareas y los recursos necesarios para el cumplimiento de cada una de ellas ¡Defínelos con claridad! o de lo contrario puedes tener resultados negativos que perjudicaran el resto del proceso.
Es importantísimo conocer los flujos de trabajo ya que estos son las venas por las que corre la sangre de tu proyecto, y podrás conocerlos si desde el primer momento cuentas con importantes herramientas de análisis de software.
De manera crucial es importante mantener esos flujos de trabajo bajo control para que esta manera puedas controlar los tiempos de trabajo de tu equipo, gestionar todas sus tareas y controlar los tiempos de entrega.
Planifica, visualiza y controla con herramientas de gestión de software que sean flexibles e intuitivas.
Para mayor precisión asegúrate de:
- Análizar el alcance.
- Tener a mano las estimaciones, costos y recursos.
- Definir un plan.
Ejecución
¡Es el momento de actuar! En este punto debes sacar todo tu arsenal de técnicas y métodos de gestión empresarial, que tengas a mano y cualquier herramienta que te permita automatizar el informe durante la gestión.
Ten presente que, por lo general, aquí se presentan los problemas. En esta etapa tenemos que:
- Definir el entorno de trabajo.
- Asignar y ejecutar tareas.
- Gestionar las peticiones.
Seguimiento y control
Avanzamos hacia una de las partes más importantes del proyecto, donde verificas que todo funcione como debería funcionar: el seguimiento.
Aquí debes enfocarte en dos cosas: el cumplimiento de los objetivos y la superación de expectativas; para ello, debes enfocarte en cuatro aspectos clave:
- Tareas e hitos.
- Control de calidad.
- Gestión de incidencias.
- Informes de seguimiento.
Cierre
Este también es el lugar para el análisis de los fallos ¿Qué debes hacer? Simple, tendrás que encargarte de evaluar y verificar que todo haya terminado mejor de la planteado en papel.
Evaluar esto es muy simple, basta con hacer una checklist y revisar lo siguiente.
- Cierre formal.
- Realización de la copia de seguridad.
- Análisis de resultados.
- Actualización.
¿Por qué llevar a cabo una gestión de proyectos?
Importancia
La importancia radica en los beneficios que puede traer para tu empresa la gestión de proyectos; entre los cuales podemos encontrar:
- Garantizar el manejo eficaz del tiempo y los recursos.
- Control sobre el futuro de la organización.
- Garantía del éxito.
- Lograr grandes márgenes de aprendizaje.
En tal sentido, la gestión de proyectos (pese a ser una rama de la administración) cuenta con un rigor científico donde la minuciosidad, la información y la experiencia son claves para el proceso.
Asimismo, es un proceso clave para la administración y planificación empresarial de cualquier compañía.
¿Qué esperas para llevar a cabo tu proyecto?